Durante la jornada laboral de cualquier empresa, sea ésta grande, pequeña o esté conformada por autónomos, aproximadamente el 15% del tiempo se puede llegar a emplear en reuniones, el problema es que muchas veces estas reuniones no terminan siendo tan exitosas o productivas como se espera.
Para que una reunión sea realmente productiva se deben seguir ciertas pautas que ayudarán a optimizar el tiempo. Desde Comfort Business queremos compartir algunos consejos útiles que puedan ayudar a que sus reuniones sean más fructíferas.
Consejos para aumentar la productividad en las reuniones
Definir objetivos:
El primer paso será determinar cuáles son los puntos a tratar en dicha reunión y qué es lo que se pretende conseguir al final de ella.
Una vez definidos estos puntos se debe redactar un guión donde se muestre detalladamente la dinámica que se va a emplear durante la reunión, tomando en cuenta 3 fases que no deben olvidarse:
- la introducción o apertura
- el espacio para posibles dudas y preguntas
- finalmente, el cierre de la reunión, el cual será el momento para definir acciones, objetivos y plazos de ejecución.
Seleccionar los asistentes a la reunión:
Los asistentes a la reunión deben ser personas que realmente sean necesarias en la misma que puedan aportar argumentos válidos e importantes. De esta forma se evita tener personas dentro de la reunión que solo participan como oyentes y puedan restar dinamismo a la reunión.
Comunicar con tiempo:
Una vez definidos los primeros dos pasos se debe notificar con al menos una semana de antelación a las personas invitadas a asistir a la reunión.
Se puede aprovechar el momento de notificación de la reunión para enviar a los asistentes documentación que les sirva como preparación previa a la reunión, así, con una semana por delante, tendrán suficiente tiempo para conocer los puntos a tratar y el tiempo de introducción o presentación dentro de la reunión será más corto, lo cual deja más tiempo para escuchar propuestas y definir objetivos.
Acondicionamiento de la sala de reuniones:
Es sumamente importante que la sala donde se vaya a realizar la reunión esté correctamente ambientada y equipada para atender las necesidades tanto del orador como del resto de asistentes.
Si la sala se encuentra bien equipada se evitan las interrupciones o contratiempos innecesarios por falta de algún elemento vital para el buen desarrollo de la reunión; siendo esta, el equipamiento de la sala de reunión una de las principales ventajas de optar por el alquiler de sala de reuniones en un centro de negocio.
Las salas de reuniones en Comfort Business se encuentran equipadas con todo lo necesario para aumentar la productividad de las reuniones; ordenadores, conexión a internet de fibra óptica, Wi Fi, proyectores, teléfono, video-audioconferencia, DVD, y conexiones a puertos USB, VGA y HDMI.
Tiempo de duración:
Se ha comprobado que las reuniones ágiles y cortas son mucho más productivas que las reuniones que se alargan durante más de 45 minutos, por lo tanto se recomienda que el tiempo mínimo de duración para las reuniones sea de 15 minutos, y el máximo de 45 minutos.
Desde Comfort Business os deseamos unas reuniones empresariales muy fructíferas y esperamos que las recomendaciones indicadas en este artículo os sean de utilidad, garantizando que sus reuniones laborales sean realmente productivas para su negocio.
