Sabemos que para los autónomos y las pymes muchas veces las gestiones administrativas quitan mucho tiempo a los empresarios que prefieren emplear en tareas más productivas para su negocio. Además, muchos empresarios no están totalmente familiarizados con los procesos administrativos y los pasos a seguir para cada uno de ellos. Esto puede llevarlos a cometer pequeños errores en el proceso de entrega de ciertos documentos,. Para ello es que se recurre a una secretaria virtual.
Aunque aparentemente sean pequeños errores, a la larga se convierten en inconvenientes bastante molestos. Es por esto que, desde Comfort Business queremos hablarte de las ventajas de contar con los servicios de secretaria virtual para tu negocio.
¿Qué son las secretarias virtuales y cuáles son sus servicios?
La figura de una secretaria virtual ofrece un servicio para la organización y gestión de tareas administrativas. Unas tareas que en la mayoría de los casos quitan tiempo al empresario que necesita estar enfocado en tareas prioritarias para el negocio.
Así pues desde Comfort Business, sabemos la comodidad que supone poder delegar estas diligencias administrativas para mantener el orden y gestión de un negocio, además proporciona la confianza y tranquilidad de saber que los asuntos administrativos estarán en manos de un profesional experto en el tema.
Los servicios que puede ofrecer un asistente virtual administrativa engloba diferentes áreas de conocimiento que incluyen gestión de los trámites administrativos, atención al cliente por teléfono o correo electrónico, administración de agenda, reuniones y citas, gestión de los proveedores, servicios comerciales de atracción de clientes, envío de email marketing y facturaciones tanto online como por línea telefónica.
Además de estas tareas que ofrecen un servicio administrativo integral para autónomos o Pymes también es posible disponer de una oficina virtual para domiciliación social o fiscal. Ésta te proporcionará una sede social y fiscal apta para la inscripción de la empresa en el Registro Mercantil.
Con Comfort Business Barcelona si se contrata el servicio de domiciliación social, no sólo se podrán beneficiar de tener una secretaria virtual sinó que además se podrá contar con servicios adicionales. Estos servicios incluyen salas de reuniones, recepción y reenvío de correspondencia, atención telefónica con equipo multilingüe, atención personalizada en la recepción de llamadas, acuse de recibo mediante e-mail y desvío de llamadas. Todo un servicio integral de administración, atención y domiciliación social.
Beneficios de una Secretaria Virtual
Contratar una secretaria virtual supone una serie de ventajas para autónomos o empresas que resultan en un ahorro de muchos recursos y por consecuencia en una mejora de la capacidad productiva de la empresa y su rendimiento.
A continuación, vamos a ver detalladamente los beneficios de las secretarías virtuales para tu empresa.
Menor coste de contratación
Uno de los principales beneficios que supone la contratación de un asistente virtual es su reducción significativa de costes. Este servicio se encarga de realizar los servicios administrativos que necesita la empresa y más.
Por este motivo, no es necesario que invierta más en costes de personal, que además se incrementaran en caso de que tenga que afrontar indemnizaciones, pensiones, formación, etc.
Por esto, externalizar estas tareas administrativas, de atención o de gestión de agenda le supondrá un gran ahorro de costes y sobretodo, una optimización de estos.
Flexibilidad y mejor servicio al cliente.
Uno de los puntos más valorados y beneficiosos para emprendedores o empresas es la flexibilidad que supone disponer de una oficina virtual. Es posible tener un servicio de atención al público todos los días de la semana y en horarios muy amplios y diferentes.
Trabajo con menos interrupciones y mayor concentración
Esto es un tema que deberían priorizar muchas empresas y trabajadores. ¿Cuánto tiempo se puede llegar a “perder” en el día por estar realizando tareas auxiliares de administración o atención cuando uno debería estar invirtiendo más tiempo en avanzar en el trabajo del producto / servicio?
Por esto, es importante la delegación de estas tareas auxiliares a profesionales que realmente estén experimentados en estas áreas y así tu, vas a poder dedicarte a realizar un trabajo o servicio de calidad, sin perder la concentración ni ser interrumpido.
Presencia internacional y servicio multi-idioma
¿Habías pensado en la optimización de la atención a tus clientes internacionales? Está claro que la presencia a nivel global es algo que cada vez es más necesario. Pero para ello, no basta en ofrecer nuestros servicios a todo el mundo. Deberemos contar con atención internacional al nivel para que pueda atender a todos los clientes a cualquier hora del día y cualquier día de la semana.
El servicio de secretaría virtual de Comfort Business Barcelona ofrece atención telefónica y por correo multilingua, adaptada a los clientes que puedas tener alrededor del mundo.
Mejora de la imagen corporativa y profesional
La imagen de marca es un elemento que juego en papel clave en éxito de cualquier empresa. Para mantener o conseguir una buena imagen corporativa es necesario disponer de un servicio de atención al público integral que ofrezca un trabajo en equipo juntamente con la empresa para así no caer en errores de incoherencias.
Además, las llamadas serán atendidas por profesionales a nombre de tu empresa y, en caso de tu ausencia, estos clientes estarán informados en todo momento por la secretaría virtual.
Además, las llamadas serán atendidas por profesionales a nombre de tu empresa y, en caso de tu ausencia, estos clientes estarán informados en todo momento por la secretaría virtual.
El tiempo es oro
Con el simple hecho de delegar todas a estas tareas a un profesional, ya estás ahorrando mucho tiempo que puedes emplear en tareas más específicas de tu negocio. Aunque sabemos que a veces para muchos empresarios puede ser un poco difícil delegar estas tareas administrativas tan importantes, eventualmente es necesario depositar la confianza en profesionales que sepan manejar mejor estos asuntos
En Comfort Business, nuestros diferentes servicios de domiciliación y alquiler de despachos que incluyen la opción de secretaria virtual con la confianza y tranquilidad que brindan un equipo de profesionales que se asegurará de que las tareas administrativas de tu negocio se realicen siempre con la calidad necesaria para una imagen corporativa seria y profesional.
