Las reuniones en las empresas son uno de los eventos que pocos pueden evitar. Se realizan en una sala de reuniones, en grupo y con objetivos concretos. Si se realizan de forma adecuada, pueden llegar a ser mucho más efectivas de lo que se cree.
Hace unas semanas os dábamos 8 consejos para captar la atención en una reunión, sin embargo, para que tenga éxito deberemos recurrir a más elementos. La realización de una reunión efectiva no es fácil e implica, entre otros factores, preparación, organización y originalidad. Por eso, hoy os traemos este artículo con los consejos más eficientes para conseguir una reunión laboral efectiva.
Tips para una reunión laboral altamente efectiva
Un reunión exitosa puede ser el principio de un gran paso en la vida de vuestro negocio. Un acuerdo empresarial, una franquicia o un nuevo cliente, sea cual sea el motivo de vuestras reuniones tanto internas como externas, os dejamos unos consejos muy útiles y esperamos, que una vez aplicados, lleven a vuestra empresa por el camino del éxito también. Así que.. ¡empecemos!
1. Definid el objetivo de la reunión claramente
Lo primero en lo que deberéis pensar al empezar a organizar una reunión es el motivo principal de esta. Puede ser una venta, una colaboración, una mejor organización del equipo de trabajo, etc. Procurad definir los objetivos de manera clara, concisa y medible, ya que esto te facilitará mucho el seguimiento de los trabajos futuros.
A partir de esta definición, establecer los temas a tratar y su importancia será una tarea mucho menos compleja. Si ya tienes el objetivo principal de la reunión bien definido, puedéis pasar a los siguientes pasos.
2. Eligid el “cuándo” y el “dónde” de la reunión
El lugar dónde se va a celebrar una reunión de trabajo debe ser completamente adaptado y adecuado a la ocasión. Por eso, conviene hacer una planificación previa de los espacios.
La mejor opción y la que más recomendamos es el alquiler de una sala de reuniones en un centro de negocios. Estos centros equipan sus instalaciones con la última tecnología y con equipos de alto rendimiento.
Recordad que una sala de reuniones debe ser un espacio donde sea posible desarrollar la inspiración y la creatividad. Es una zona en la que tomamos las decisiones más importantes y decisivas. Por ello, debe estar perfectamente dispuesta para favorecer el pensamiento crítico y el desarrollo de ideas originales.
Esa aquí donde reside la importancia de una buena elección de sala de reuniones, por eso procurad que la sala de reuniones sea lo más funcional posible, es decir, debe contar con buenas instalaciones y equipaciones tecnológicas vanguardistas.
Asimismo, para conseguir pensar, desarrollar ideas creativas o llegar a acuerdos efectivos, deberemos conseguir espacios aislados. El ruido externo es el principal factor de distracción en las reuniones, con lo que la sala deberá estar situada en un lugar aislado o, de no ser posible, insonorizada.
Por último no olvidéis las ventajas asociadas que puedes obtener con el alquiler de despachos de reuniones. Las salas de reunión de Comfort Business Barcelona incluyen equipos con vídeo-audioconferencias, conexiones HDMI, USB, internet por fibra óptica, wifi, TV, ordenador y teléfono. Estos son suministros primordiales en una sala de reuniones para conseguir una reunión muy efectiva.
3. Compartid y anotad todo lo relevante
Una reunión no puede ser improvisada. Para prevenir posibles contratiempos o diferencias es aconsejable en primer lugar compartir con todos los presentes de la reunión la orden del día, para que todos tengan el tiempo suficiente para organizar sus intervenciones de forma adecuada.
También, es aconsejable anotar todo lo que se comenta en la reunión, los aspectos más relevantes se deben tratar o considerar más adelante. Esto ayudará a la organización de ideas en la mente de todos los asistentes. Al final, no descuides compartir todas las anotaciones y apuntes importantes que fueron considerados de interés general.
4. Obtened feedback al completar la reunión
La opinión de los asistentes y la valoración de cómo ésta ha sido desarrollada es sumamente importante para futuras mejoras. Nos tendremos que hacer preguntas del estilo: ¿Hemos logrado el objetivo de la reunión? ¿Todos estamos satisfechos con lo pactado?
¿Tuvieron lugar algunas intervenciones sin valor añadido alguno? ¿Alguien tuvo la sensación de estar perdiendo su tiempo? , etc. Son cuestiones que hay que adaptar a cada tipo de reunión pero que no pueden faltar al final de la junta en la sala de reuniones.
Ventajas de una reunión laboral efectiva
Las reuniones son un elemento importante para lograr un trabajo satisfactorio y exitoso, sobre todo si se hace un trabajo en equipo. En esta caso, las reuniones laboral, tantos externas como internas, se convierten en una actividad habitual para el correcto desarrollo de los proyectos que se estén trabajando. Llevar a cabo una reunión laboral efectiva te proporciona unas ventajas que mejoran los procesos de la empresa. ¡Veámoslos!
Sea cual sea la forma o tipología, este tipo de actos ocupan un lugar muy importante en las estrategias de comunicación de las empresas por las ventajas que supone:
a) Impulsan las relaciones interpersonales
Las reuniones, sobre todo en salas de reunión en centro de negocios, es una magnífica oportunidad para conocer a personas destacadas en el sector de actividad de tu empresa. En el caso que sean reuniones externas, aprovechad para hacer networking y, ¿quién sabe? Quizás se presenten mejores oportunidades a raíz de dicha reunión.
b) Fomentan el desarrollo y avance de las empresas
Las reuniones son eventos en los que se reúnen distintos miembros para tratar algún tema de negocios. Aunque hoy en día las nuevas tecnologías nos han facilitado muchas tareas, las acciones comerciales aún siguen dependiendo, en su gran mayoría, de los encuentros cara a cara. Por lo que si quieres cerrar una venta, que no se os olvide la organización de una muy buena y efectiva reunión de trabajo.
c) Mejoran el clima y la motivación laboral
A día de hoy, la motivación de los empleados sigue siendo uno de los principales retos de la gerencia y departamentos de Recursos Humanos. Las actividades que logran motivar a los trabajadores están contadas y con un poco de originalidad podremos provocar una mejora en el acicate de los trabajadores de la empresa. Además de mejorar su motivación conseguiremos una mejora del clima laboral.
Reserva ya tu sala de reuniones
Os recomendamos empezar a organizar una reunión con algunas semanas de antelación para no encontrarnos con sorpresas y reservad la sala de reuniones lo antes posible. Y, no olvidéis que en Comfort Business Barcelona os ofrecemos el alquiler salas de reuniones en Barcelona equipada con la última tecnología y en una ubicación inmejorable.
¿Os váis a jugar el éxito de vuestra reunión?
