Las reuniones son cada vez más frecuentes hoy en día, independientemente del sector. Los motivos y modalidades pueden ser muy diversas, desde realizarla entre distintos departamentos a hacer una reunión para colaborar con un nuevo cliente. Todas ellas pueden ser más o menos importantes, pero debe haber una preparación previa, ya que de esto depende el éxito o fracaso de la reunión y nuestra relación con el asistente.
Para garantizar el éxito de la reunión es necesario hacer un análisis de varios factores. Desde Comfort Business te ayudaremos a ello, dando esta serie de recomendaciones para que organices reuniones de negocios cumpliendo tus objetivos. Para la preparación de tu reunión, estos son los aspectos que deberás tener en cuenta y los pasos a seguir:
¿Qué tipo de reunión convocar?
Es la primera pregunta que debes plantearte, ya que es la base de toda tu organización. Para ello, primero define muy bien cuales son tus objetivos y analízalos muy bien, puede sonar algo muy obvio, pero muchas reuniones de negocios se han ido al traste por no tener claros ciertos aspectos de todos sus objetivos.
Una vez aclarado este punto, se debe buscar el lugar de reunión apropiado y todos los recursos necesarios, desde los más tecnológicos, como proyectores, hasta los más simples, como una libreta y bolígrafo. No solo es importante acondicionar la sala en base a las necesidades de los asistentes, también lo és a nivel de imagen para causar una buena impresión, los pequeños detalles son los que marcan la diferencia.
Los asistentes que acudirán
Otro factor aparentemente obvio a tener en cuenta es la lista de asistentes, hay que tener muy claro a quiénes convocar y procura que sean solamente los necesarios.
Hay que tener presente de que no hay que dejar nada al azar en toda la preparación, cuanta más información tengas acerca de los asistentes mejor, de esta forma podrás saber y analizar todas sus necesidades, así poder empatizar con ellas y poder llegar a acuerdos satisfactorios para ambas partes.
Llevado a cabo estas dos partes, es el momento de ponerse en contacto con ellos y anunciar el día, hora y lugar de la reunión de negocios con la máxima antelación posible, así asegurar la asistencia de todos los convocados.
La duración de la reunión
Un aspecto que despierta muchas dudas y que también debe ser medido, lo aconsejable es que tenga una duración de 45 minutos y que ésta sea convocada a primera hora de la mañana o de la tarde, ya que la gente se muestra más receptiva, productiva y colaborativa.
Si prevés que la duración será un poco más larga, considera la opción de ir haciendo descansos entre medias para que todos los asistentes se tomen un café o incluso contratar un servicio de catering, no obstante, lo más aconsejable es que no sean excesivamentes largas, ya que nos interesa que sean amenas y llegar a acuerdos lo más pronto posible.
Puntos a tratar en la reunión
Como ya se ha mencionado anteriormente, hay que intentar no dejar nada a la improvisación y que la situación esté lo más controlada posible, por lo tanto, se debe de tener anotado los puntos que vas a tratar, qué clase de estrategia se va a emplear, argumentos que vas a dar y cómo los vas a persuadirlos. Considera hacer un ensayo previo de lo que vas a decir.
Si ya tienes toda la planificación previa para organizar tu reunión de negocios, en Comfort Business podemos ayudarte con el resto. Estamos especializados en el alquiler de salas de reuniones y en ofrecer todos los recursos y servicios necesarios, por ejemplo, nuestro servicio de oficina virtual, donde atenderemos a todas las llamadas de tu entorno profesional.
Todo esto lo hacemos con el único fin de ayudarte a alcanzar tu éxito empresarial, ya que es para nosotros muy importante que transmitas la imagen más profesional posible, para ello hay que cuidar hasta el más mínimo detalle y uno de ellos es el atender a todas las necesidades de tus clientes, como ya hemos mencionado, los detalles son los que marcan la diferencia.
