En una reunión se pueden poner muchos temas sobre la mesa. Puedes permitirte vender una idea, realizar alguna alianza o incluso llegar a un acuerdo. Sea cual sea el objetivo, lo importante es tener una serie de puntos claros antes de realizarla e incluso mientras se lleva a cabo.
Por tanto, para que la reunión pueda llegar a tener éxito y que se desenvolupe de la forma correcta, a continuación os explicamos lo que hay que tener en cuenta.
¿Qué debo hacer en una reunión?
El principal objetivo de las reuniones es que los clientes salgan con una idea clara, al menos sobre los puntos que se han discutido. No solamente que se sientan satisfechos con la productividad de dicha reunión, si no que a nivel personal, cada uno de los componentes de la reunión, puedan sacar los aspectos positivos y negativos para poder mejorar.
El problema que muchos cometen en una reunión es distraer el mensaje importante entorpeciendo la comunicación. Aunque eso no quiere decir que haya que aprenderse la información como tal, el mensaje tiene que poder convencer y sobre todo captar la atención del cliente, ya que puede ser que errores simples provocan el fracaso de la reunión. Por esa misma razón, es importante seguir los pasos que te explicaremos a continuación.
Preparativos previos a la reunión
Antes de dicha reunión, es importante hacer unos preparativos previos, planificarlo y revisarlo bien, para que así la reunión sea amena, rica en feedback y sobre todo se puntualicen todos los aspectos importantes a tratar. Estos son algunos de los puntos que deberás tener en cuenta:
- Planificación de la reunión. Dentro de este paso se debe concretar quién debe asistir a la reunión y con qué finalidad. No es recomendable que asistan personas como oyentes, ya que esto provoca que la persona se sienta desplazada y llegue incluso a aburrirse.
- Es importante exigir la puntualidad de los asistentes, ya que en muchas ocasiones hay un límite de tiempo para poder realizar la reunión.
- Tener una agenda con todos los contenidos a tratar y acotar los temas, que según los especialistas, es una de las partes más importantes. Además,eso provocará que los asistentes lleguen más preparados al encuentro, y con distintas ideas para proponer.
- Para evitar que los asistentes de la reunión terminen exhaustos y puedan perder el foco de atención, se debe definir bien el tiempo de la reunión, y por supuesto, informar con suficiente antelación de cuando se efectuará.
Durante la reunión
Una reunión se compone de diferentes fases. Por una parte se encuentra la persona que organiza la reunión, y donde para ella la fase más importante es la de la apertura, que es donde deberá dejar claro cuál será el orden a seguir en la reunión. Aquí nos encontramos con el punto de más peso, ya que es el momento de definir acciones, cerrar objetivos y trazar el plazo de ejecución. Para poder llevarla con la mayor fluidez posible, es importante tener en cuenta estos aspectos:
- Evitar los monólogos. Para que la reunión sea dinámica dependerá en gran medida del expositor. Éste deberá mostrar liderazgo y completa seguridad de sí mismo y en todos sus argumentos, evitando, sobre todo, en el exceso de protagonismo.
- Manejar la reunión con cuotas de humor. La reunión de trabajo debe ser un encuentro de discusión positiva y no tiene porque ser un encuentro de trabajadores aburridos, molestos y desmotivados.
- Sobre todo, es muy importante tomar nota de los temas tratados en la reunión, ya que de esta forma se podrá recordar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los asistentes. Además, que el expositor tome nota de lo que le están diciendo muestra una actitud activa, interesada y demuestra que la reunión valió la pena.
Además la organización empresarial es una de las partes esenciales de cualquier negocio, ya que eso aporta una estrategia bien definida, compartida y comunicada a toda organización.
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